Hàng ngày phải gửi hàng tấn thư mời, thư nháp, … cho khách hàng, đối tác, và không biết cách tiết kiệm thời gian thay vì nhập thủ công thật khó hiểu và lo lắng. . Vậy nên, tính năng ký tự nối tiếp của Word sẽ là “trợ thủ” đắc lực trong tương lai.
Bài viết dữ liệu lớn dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc chi tiết cách cài đặt và sử dụng công cụ trộn thư “thần thánh” này!
Mail Merge Word là gì?
Phối thư trong Word Còn được gọi là trộn thư, tính năng này có sẵn trong phần mềm Microsoft Word. Tính năng này cho phép bạn gửi thư, thông báo, cảm ơn và hơn thế nữa tới các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu có sẵn.
Tập hợp nội dung mẫu bạn muốn gửi từ tính năng trộn thư, sau đó tập hợp nội dung cá nhân của bạn (tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v.) để giúp tạo kết hợp thư của riêng bạn. Tiết kiệm nhiều thời gian và năng suất lao động hơn so với việc gõ thủ công tại đó!
Tính năng trộn thư trong Word rất đơn giản và hữu ích nên bạn không nên bỏ qua.
Tiếp theo, Vik News sẽ hướng dẫn bạn bước tiếp theo cách thực hiện phối thư trong Word dựa trên dữ liệu khách hàng của bạn.
Giai đoạn 1: Hãy tiến hành chạy MS Word. sau đó chọn Thư> Bắt đầu Hợp nhất Thư> Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bước…
Bước 2: Sau đó làm theo bước 6 để tiến hành cài đặt. mail Merge. trong khu vực Chọn một loại tài liệuChọn loại tin nhắn bạn đang làm việc.
Bước 3: Tiếp theo, chọn mẫu bạn muốn sử dụng.
- Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng tệp hiện tại.
- Bắt đầu với một mẫu: Sử dụng mẫu hiện có.
- Bắt đầu với một tài liệu hiện có: Sử dụng mẫu đã tồn tại trong thư mục.
sau đó chọn Tiếp theo: Chọn người nhận tiếp tục.
Bước 4: Bước tiếp theo là thiết lập dữ liệu được nhập vào mẫu tin nhắn. Ngoài ra, bạn có thể tạo của riêng mình bằng cách nhấp vào Tiếp theo. Nhập Danh sách Mới> Tạo …
Bước 5: trong hộp thoại danh sách địa chỉ mới, Nhấp chuột Tùy chỉnh các cột … Chỉnh sửa tên trường để phù hợp với mẫu tin nhắn của bạn.
Bước 6: Sau khi đổi tên trường dữ liệu Mới> OK Khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Khi thiết lập phối thư trong Word, hãy làm theo các bước sau: Các bài báo khác… Chỉ định các trường dữ liệu sẽ được nhập vào mẫu thông báo.
Bước 8: sau đó bạn sự chèn Mỗi trường dữ liệu sẽ tự động điền vào dạng tin nhắn sẽ được gửi đi. và tiếp tục lựa chọn Tiếp theo: Xem trước bức thư của bạn Đến bước tiếp theo.
Bước 9: Bây giờ bạn có thể xem trước tin nhắn mẫu. Vui lòng kiểm tra thông tin có chính xác hay không! Nếu không, hãy tiếp tục Tiếp theo: Hoàn tất hợp nhất hoặc chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận … biên tập.
Bước 10: lựa chọn cuối cùng thoát và hợp nhất Vui lòng gửi email cho chúng tôi hoặc để lại tùy chọn in nếu cần!
Một số lưu ý về truyền dữ liệu hàng loạt qua phối thư
Giới thiệu về quá trình cài đặt và cài đặt chức năng mail Merge Dữ liệu lớn dễ sử dụng trong Word đã giúp tôi tóm tắt một số lỗi thường gặp:
- Nếu bạn đang truy xuất dữ liệu thông qua Excel, chẳng hạn như danh sách khách hàng, thông tin cá nhân, v.v., tất cả các ô phải chứa dữ liệu và ở định dạng văn bản.
- Để truy cập dữ liệu di động, bạn có thể sử dụng các chức năng sau: gián tiếp Bạn có thể sử dụng các công thức khác cho thư mẫu.
- Nếu bạn chọn các mẫu thư có sẵn trong Word, bạn có các trường dữ liệu cố định sau: Họ, tên, dòng địa chỉ, … Bây giờ hãy kết hợp hoặc chỉnh sửa các trường dữ liệu cố định để tạo các mẫu của riêng bạn.
Chấm dứt
Trong bài viết của chúng tôi về Dữ liệu lớn, chúng tôi đã hướng dẫn bạn tất cả các thủ thuật cài đặt và sử dụng thư biểu mẫu trong Word để gửi đồng thời lời mời, thông báo, thỏa thuận và hơn thế nữa đến tất cả khách hàng, người dùng của bạn, hoàn toàn miễn phí cho bạn. rất nhiều thời gian và công sức. Chúng tôi hy vọng đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc các bạn thành công hơn nữa.
- Xem các bài viết khác: Thủ thuật Windows, Thủ thuật Word
Thông tin thêm
Nằm lòng cách dùng Mail Merge trong Word khiến sếp phải “trầm trồ”
Bạn đang bối rối, lo lắng khi hằng ngày phải gửi một số lượng lớn thư mời, bản thảo,… email cho khách hàng, đối tác,… Và vẫn chưa biết làm cách nào để rút ngắn thời gian thay vì phải nhập thủ công. Do đó, tính năng Mail Merge trong Word chắc chắn sẽ là một “trợ thủ” đắc lực của bạn trong tương lai.
Bài viết dưới đây Vik News sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách cài đặt và sử dụng công cụ Mail Merge “thần thánh” này nhé!
Mail Merge Word là gì?
Mail Merge trong Word hay còn có thể gọi là trộn thư, đây là một tính năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này bạn có thể thực hiện gửi thư, thông báo, lời cảm ơn,… đến các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu bạn có sẵn.
Ở tính năng Mail Merge, bạn chỉ cần soạn thảo nội dung mẫu cần gửi sau đó ở những nội dung cá nhân: Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại,… thì Mail Merge sẽ giúp bạn tự đồng điền. Từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng suất công việc hơn là nhập thủ công nhé!
Cách Mail Merge trong Word đơn giản, hữu ích mà bạn không nên bỏ qua
Tiếp theo dưới đây, Vik News sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện Mail Merge trong Word dựa trên dữ liệu khách hàng theo các bước sau:
Bước 1: Bạn hãy tiến hành khởi động MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ thực theo 6 bước để tiến hành cài đặt Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn hãy chọn loại thư mà bạn đang thực hiện.
Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy tiến hành chọn mẫu để sử dụng.
Use the current document: Sử dụng file hiện tại.
Start from a template: Sử dụng mẫu có sẵn.
Start from existing document: Sử dụng mẫu đã tồn tại trong thư mục của bạn.
Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục.
Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn cần thiết lập dữ liệu cần nhập vào mẫu thư. Hoặc bạn có thể tạo mới trực tiếp bằng cách chọn vào Type a new list > Create…
Bước 5: Tại hộp thoại New Address List, bạn hãy nhấn vào Customize Columns… để chỉnh sửa tên trường dữ liệu phù hợp với mẫu thư của bạn.
Bước 6: Sau khi đã đổi tên trường dữ liệu, bạn hãy nhấn vào New Entry > Ok để khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Ở bước tiếp theo khi thiết lập Mail Merge trong Word, bạn hãy chọn vào More items… để cài chọn trường dữ liệu cần nhập vào mẫu thư.
Bước 8: Sau đó, bạn hãy Insert lần lượt từng trường dữ liệu tự động vào mẫu thư cần gửi. Và tiếp tục chọn Next: Preview your letters để qua bước tiếp theo.
Bước 9: Lúc này, bạn có thể xem thư mẫu của bạn dưới dạng Preview. Hãy kiểm tra xem có thông tin nào bị sai sót hay không nhé! Nếu không hãy tiếp tục chọn Next: Complete the merge hoặc chọn vào mục Edit Recipient list… để chỉnh sửa.
Bước 10: Cuối cùng, bạn hãy chọn Finish & Merge để tùy chọn gửi email hoặc in ra nếu cần thiết nhé!
Một số lưu ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt bằng Mail Merge
Để quá trình cài đặt, thiết lập tính năng Mail Merge trong Word được thực hiện dễ dàng thì Vik News đã giúp bạn tổng hợp một số lỗi thường gặp dưới đây:
Khi bạn thực hiện lấy dữ liệu: danh sách khách hàng, thông tin cá nhân,… qua Excel thì cần đảm bảo trong các ô tính đều chứa dữ liệu và phải định dạng Text.
Để truy xuất dữ liệu các ô tính bạn có thể dùng hàm INDIRECT và có thể sử dụng nhiều công thức khác nhau trên Thư mẫu của bạn.
Khi bạn chọn những mẫu thư có sẵn trong Word thì đã có những trường dữ liệu cố định như: First Name, Last Name, Address Line,… Lúc này hãy kết hợp giữ những trường dữ liệu cố định hoặc chỉnh sửa để tạo ra bản mẫu cho riêng bạn.
Tạm kết
Qua bài viết trên Vik News đã hướng dẫn bạn tất tần tật những thủ thuật để thực hiện cài đặt và sử dụng Mail Merge trong Word để chuyển tiếp thư mời, thông cáo, hợp đồng,… cho tất cả các khách hàng, người dùng,.. cùng một lúc mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Hy vọng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công.
Xem thêm các bài viết: Thủ thuật Windows, Thủ thuật trong Word
#Nằm #lòng #cách #dùng #Mail #Merge #trong #Word #khiến #sếp #phải #trầm #trồ
Nằm lòng cách dùng Mail Merge trong Word khiến sếp phải “trầm trồ”
Bạn đang bối rối, lo lắng khi hằng ngày phải gửi một số lượng lớn thư mời, bản thảo,… email cho khách hàng, đối tác,… Và vẫn chưa biết làm cách nào để rút ngắn thời gian thay vì phải nhập thủ công. Do đó, tính năng Mail Merge trong Word chắc chắn sẽ là một “trợ thủ” đắc lực của bạn trong tương lai.
Bài viết dưới đây Vik News sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách cài đặt và sử dụng công cụ Mail Merge “thần thánh” này nhé!
Mail Merge Word là gì?
Mail Merge trong Word hay còn có thể gọi là trộn thư, đây là một tính năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này bạn có thể thực hiện gửi thư, thông báo, lời cảm ơn,… đến các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu bạn có sẵn.
Ở tính năng Mail Merge, bạn chỉ cần soạn thảo nội dung mẫu cần gửi sau đó ở những nội dung cá nhân: Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại,… thì Mail Merge sẽ giúp bạn tự đồng điền. Từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng suất công việc hơn là nhập thủ công nhé!
Cách Mail Merge trong Word đơn giản, hữu ích mà bạn không nên bỏ qua
Tiếp theo dưới đây, Vik News sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện Mail Merge trong Word dựa trên dữ liệu khách hàng theo các bước sau:
Bước 1: Bạn hãy tiến hành khởi động MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ thực theo 6 bước để tiến hành cài đặt Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn hãy chọn loại thư mà bạn đang thực hiện.
Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy tiến hành chọn mẫu để sử dụng.
Use the current document: Sử dụng file hiện tại.
Start from a template: Sử dụng mẫu có sẵn.
Start from existing document: Sử dụng mẫu đã tồn tại trong thư mục của bạn.
Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục.
Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn cần thiết lập dữ liệu cần nhập vào mẫu thư. Hoặc bạn có thể tạo mới trực tiếp bằng cách chọn vào Type a new list > Create…
Bước 5: Tại hộp thoại New Address List, bạn hãy nhấn vào Customize Columns… để chỉnh sửa tên trường dữ liệu phù hợp với mẫu thư của bạn.
Bước 6: Sau khi đã đổi tên trường dữ liệu, bạn hãy nhấn vào New Entry > Ok để khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Ở bước tiếp theo khi thiết lập Mail Merge trong Word, bạn hãy chọn vào More items… để cài chọn trường dữ liệu cần nhập vào mẫu thư.
Bước 8: Sau đó, bạn hãy Insert lần lượt từng trường dữ liệu tự động vào mẫu thư cần gửi. Và tiếp tục chọn Next: Preview your letters để qua bước tiếp theo.
Bước 9: Lúc này, bạn có thể xem thư mẫu của bạn dưới dạng Preview. Hãy kiểm tra xem có thông tin nào bị sai sót hay không nhé! Nếu không hãy tiếp tục chọn Next: Complete the merge hoặc chọn vào mục Edit Recipient list… để chỉnh sửa.
Bước 10: Cuối cùng, bạn hãy chọn Finish & Merge để tùy chọn gửi email hoặc in ra nếu cần thiết nhé!
Một số lưu ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt bằng Mail Merge
Để quá trình cài đặt, thiết lập tính năng Mail Merge trong Word được thực hiện dễ dàng thì Vik News đã giúp bạn tổng hợp một số lỗi thường gặp dưới đây:
Khi bạn thực hiện lấy dữ liệu: danh sách khách hàng, thông tin cá nhân,… qua Excel thì cần đảm bảo trong các ô tính đều chứa dữ liệu và phải định dạng Text.
Để truy xuất dữ liệu các ô tính bạn có thể dùng hàm INDIRECT và có thể sử dụng nhiều công thức khác nhau trên Thư mẫu của bạn.
Khi bạn chọn những mẫu thư có sẵn trong Word thì đã có những trường dữ liệu cố định như: First Name, Last Name, Address Line,… Lúc này hãy kết hợp giữ những trường dữ liệu cố định hoặc chỉnh sửa để tạo ra bản mẫu cho riêng bạn.
Tạm kết
Qua bài viết trên Vik News đã hướng dẫn bạn tất tần tật những thủ thuật để thực hiện cài đặt và sử dụng Mail Merge trong Word để chuyển tiếp thư mời, thông cáo, hợp đồng,… cho tất cả các khách hàng, người dùng,.. cùng một lúc mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Hy vọng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công.
Xem thêm các bài viết: Thủ thuật Windows, Thủ thuật trong Word
#Nằm #lòng #cách #dùng #Mail #Merge #trong #Word #khiến #sếp #phải #trầm #trồ
Tổng hợp: Vik News
